Как внести изменения в паспортные данные

Предлагаем информацию по теме: "как внести изменения в паспортные данные". Все вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу или в комментариях к статье.

Основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ, является паспорт. Бланк паспорта заполняется путем внесения сведений о личности гражданина (Ф.И.О., пол, дата и место рождения) и проставлением отметок, например, о регистрации по месту жительства, о детях до 14 лет, о регистрации и расторжении брака (п. п. 1, 4, 5 Положения о паспорте РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828).

При наступлении определенных обстоятельств гражданину может потребоваться внесение изменений в его паспортные данные, которое осуществляется путем проставления отметок в действующем паспорте гражданина либо путем замены паспорта.

Отметки, которые могут быть проставлены в паспорте без его замены

Отметки в связи с изменениями паспортных данных, которые не влекут замену паспорта, ставятся специально уполномоченными органами. К таким отметкам, в частности, относятся следующие (п. 5 Положения N 828; пп. 49 п. 11 Положения, утв. Указом Президента РФ от 21.12.2016 N 699; пп. «с», «т» п. 4 Инструкции, утв. Приказом Министра обороны РФ N 366, МВД России N 789, ФМС России N 197 от 10.09.2007):

1) о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, которые ставятся территориальными органами МВД России либо уполномоченными должностными лицами МФЦ;

2) об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18 лет, которые ставятся в том числе военными комиссариатами;

3) о регистрации и расторжении брака, которые ставятся в том числе органами ЗАГС;

4) о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет), которые ставятся территориальными органами МВД России;

5) о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина РФ за пределами территории РФ, которые ставятся территориальными органами МВД России или другими уполномоченными органами.

По вашему желанию в паспорт могут внести отметку о вашей группе крови и резус-факторе, а также об ИНН, которые ставят соответственно учреждения здравоохранения и налоговые органы (п. 5 Положения N 828; п. п. 1, 2 Приложения к Приказу ФНС России от 30.10.2017 N СА-7-14/[email protected]).

Порядок внесения изменений в паспортные данные путем замены паспорта

Замена паспорта с целью внесения изменений в паспортные данные требуется, если вы (п. 12 Положения N 828; п. 2.2 Административного регламента, утв. Приказом ФМС России от 30.11.2012 N 391; п. 2 ч. 1 ст. 35 Закона от 03.07.2016 N 305-ФЗ):

1) достигли 20-летнего или 45-летнего возраста;

2) изменили Ф.И.О., сведения о дате (число, месяц, год) и (или) месте рождения;

3) изменили пол, существенно изменили внешность;

4) обнаружили, что в паспорте есть неточные или ошибочные записи.

Для внесения изменений в паспортные данные путем замены паспорта рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Подготовьте документы для замены паспорта и уплатите госпошлину

Для замены паспорта необходимы следующие документы (п. 13 Положения N 828; ч. 2 ст. 35 Закона N 305-ФЗ; п. п. 23, 25, 27, 30, 33 Административного регламента):

  • заявление. При этом в период до изготовления бланков, печатей и штампов нового образца, но не позднее 31.12.2017 используются бланки, печати и штампы упраздненной ФМС;
  • паспорт, подлежащий замене;
  • две личные фотографии размером 35 x 45 мм;
  • документы, которые подтверждают основания для замены паспорта (например, свидетельство о заключении брака, выданное органами ЗАГС);
  • реквизиты квитанции об уплате государственной пошлины. Квитанция об уплате госпошлины может быть представлена вами по собственной инициативе.

Размер госпошлины за выдачу паспорта гражданина РФ составляет 300 руб. При наличии возможности обращения с заявлением и уплаты госпошлины через порталы госуслуг и иные порталы, интегрированные с ЕСИА, госпошлина рассчитывается с коэффициентом 0,7 ( пп. 17 п. 1 ст. 333.33 , п. 4 ст. 333.35 НК РФ; п. 40 Административного регламента).

Шаг 2. Обратитесь в территориальный орган МВД России

Документы необходимо подать в течение 30 дней после возникновения основания для замены паспорта. Они могут быть представлены в территориальный орган МВД России (по месту жительства, месту пребывания или месту обращения) непосредственно или через МФЦ либо через Единый портал госуслуг (п. п. 10, 14, 15 Положения N 828).

В случае обращения через Единый портал госуслуг паспорт оформляется после вашего личного обращения в территориальный орган МВД России и представления необходимых документов (п. 16 Положения N 828).

Шаг 3. Получите новый паспорт

Готовый паспорт вы можете получить в соответствующем территориальном органе МВД России либо в МФЦ, если вы обращались через МФЦ (п. 14 Положения N 828).

Срок подготовки паспорта — 10 дней со дня подачи документов по месту жительства и 30 дней — со дня подачи документов не по месту жительства. При подаче документов через МФЦ паспорт оформляется в указанные сроки и не позднее чем в трехдневный срок передается в МФЦ для выдачи его гражданину (п. 16 Положения N 828).

До оформления нового паспорта вам по желанию может быть выдано временное удостоверение личности. Для его оформления потребуется еще одна фотография (п. 17 Положения N 828; п. п. 28, 76 Административного регламента).

Какие документы и в какой срок необходимо менять после смены фамилии в связи с вступлением в брак? >>>

Портал государственных услуг Российской Федерации — www.gosuslugi.ru

Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас.

Основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ, является паспорт РФ:

бланк паспорта заполняется путем внесения сведений о личности гражданина:

дата и место рождения и

проставлением отметок, например:

о регистрации по месту жительства,

о детях до 14 лет,

о регистрации и расторжении брака.

п. п. 1, 4, 5 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828

При наступлении определенных обстоятельств гражданину РФ может потребоваться внесение изменений в его паспортные данные, которое осуществляется:

Читайте так же:  Как дарителю отменить дарственную на дом и какие на это могут быть основания

путем проставления отметок в действующем паспорте гражданина либо

путем замены паспорта.

Отметки, которые могут быть проставлены в действующем паспорте без его замены

Отметки в связи с изменениями паспортных данных, которые не влекут замены действующего паспорта:

  • ставятся специально уполномоченными органами.

К отметкам, которые могут быть проставлены в действующем паспорте без его замены, в частности, относятся:

о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, которые ставятся территориальными органами МВД РФ либо уполномоченными должностными лицами МФЦ Госуслуг;

об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18 лет, которые ставятся в том числе военными комиссариатами;

о регистрации и расторжении брака, которые ставятся в том числе органами ЗАГС;

о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет), которые ставятся территориальными органами МВД РФ;

о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина РФ за пределами территории РФ, которые ставятся территориальными органами МВД РФ или другими уполномоченными органами.

п. 5 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
пп. 49 п. 11 Положения о МВД РФ, утв. Указом Президента РФ от 21.12.2016 № 699 (ред. от 06.11.2018);
пп. “с”, “т” п. 4 Инструкции, утв. Приказом Министра обороны РФ № 366, МВД РФ № 789, ФМС России № 197 от 10.09.2007

По желанию владельца паспорта в его паспорт могут быть внесены:

отметки о группе крови и резус-факторе,

которые ставят соответственно учреждения здравоохранения и налоговые органы.

п. 5 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
п. п. 1, 2 Приложения «Порядок внесения в паспорт гражданина РФ отметки об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН) по желанию гражданина» к Приказу ФНС России от 30.10.2017 № СА-7-14/[email protected])

Внесение изменений в паспортные данные путем замены действующего паспорта

Замена действующего паспорта с целью внесения изменений в паспортные данные требуется, если владелец паспорта:

достиг 20-летнего или 45-летнего возраста;

изменил Ф.И.О., сведения о дате (число, месяц, год) и (или) месте рождения;

существенно изменил внешность;

обнаружил, что в паспорте есть неточные или ошибочные записи.

п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
п. 72 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

Для внесения изменений в паспортные данные путем замены действующего паспорта рекомендуется придерживаться следующего порядка действий.

Во-первых, подготовить документы для замены действующего паспорта и уплатить госпошлину

Для замены действующего паспорта необходимы следующие документы:

паспорт, подлежащий замене;

две черно-белые или цветные фотографии размером 35 x 45 мм;

документы, необходимые для проставления отметок в паспорте, например документы воинского учета, свидетельство о заключении брака (при наличии соответствующего основания или факта);

документы, которые подтверждают основания для замены паспорта (например, свидетельство о заключении брака).

п. 13 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
п. п. 33, 38 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

За замену паспорта взимается госпошлина:

квитанция об уплате госпошлины может быть представлена по собственной инициативе заявителя;

требование о представлении квитанции – незаконно;

пп. 41.3 п. 41, пп. 46.4 п. 46 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

размер госпошлины за выдачу паспорта гражданина РФ составляет 300 рублей;

при наличии возможности обращения с заявлением и уплаты госпошлины через порталы Госуслуг и иные порталы, интегрированные с ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации), госпошлина рассчитывается с коэффициентом 0,7.

пп. 17, 18 п. 1 статьи 333.33 «Размеры государственной пошлины за государственную регистрацию, а также за совершение прочих юридически значимых действий», п. 4 статьи 333.35 «Льготы для отдельных категорий физических лиц и организаций» Налогового кодекса РФ;
п. 49 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

Документы на замену действующего паспорта необходимо подать:

в течение 30 дней после возникновения основания для замены паспорта;

они могут быть представлены:

в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД России (по месту жительства, месту пребывания или месту обращения) непосредственно,

через МФЦ Госуслуг или

через Единый портал Госуслуг;

предусмотрена возможность получения государственной услуги по замене паспорта в ГУВМ МВД России.

п. п. 10, 14, 15 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
п. п. 22, 23, 71 – 75, 88 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

В случае обращения через Единый портал Госуслуг:

новый паспорт гражданина РФ оформляется после личного обращения и

представления необходимых документов.

п. 16 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828

Срок подготовки нового паспорта:

10 дней со дня представления необходимых документов при обращении за заменой паспорта по месту жительства и

Нет тематического видео для этой статьи.
Видео (кликните для воспроизведения).

30 дней – при обращении не по месту жительства;

при подаче документов через МФЦ Госуслуг паспорт оформляется в указанные сроки и не позднее чем в 3-х дневный срок передается в МФЦ Госуслуг для выдачи его гражданину.

п. 16 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
п. п. 27, 166 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

До оформления нового паспорта:

Читайте так же:  Что это такое закладная на квартиру по ипотеке

гражданину по его желанию может быть выдано временное удостоверение личности;

для его оформления потребуется еще одна фотография.

п. 17 Положения о паспорте гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828;
пп. 38.8 п. 38, п. 119 Административного регламента МВД РФ по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина РФ, утв. Приказом МВД РФ от 13.11.2017 № 851

Изменение данные паспорта в Госуслугах: пошаговая инструкция

В случае замены паспорта необходимо отредактировать персональные данные в личном кабинете портала Госуслуг для его корректной работы. Замена паспорта происходит после смены фамилии, достижения определенного возраста или утраты документа.

  1. Зайдите на портал Госуслуг.
  2. Перейдите в личный кабинет, нажав на ярлычок в правом верхнем углу. Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fgosuslugif%2F&container=focus&gadget=a&no_expand=1&resize_h=0&rewriteMime=image%2F*
  3. Нажмите кнопку «Мои данные и контакты». Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fgosuslugif%2F&container=focus&gadget=a&no_expand=1&resize_h=0&rewriteMime=image%2F*
  4. Перейдите в раздел «Редактировать». Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fgosuslugif%2F&container=focus&gadget=a&no_expand=1&resize_h=0&rewriteMime=image%2F*
  5. Найдите данные документа, удостоверяющего личность, измените их на новые. Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fgosuslugif%2F&container=focus&gadget=a&no_expand=1&resize_h=0&rewriteMime=image%2F*
  6. Нажмите кнопку «Сохранить». Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fgosuslugif%2F&container=focus&gadget=a&no_expand=1&resize_h=0&rewriteMime=image%2F*
  7. После этого нужно подождать, пока новые данные будут проверены. Если они уже есть во базах данных (ПФР, ИФНС), то проверка займет не более 5 дней.

Читать обязательно! Важные нюансы по изменению паспортных данных на Госуслугах

  • Если новый паспорт получен в связи со сменой фамилии, перед редактированием данных на сайте Госуслуг нужно получить СНИЛС с новыми данными.
  • Редактировать персональную информацию лучше всего не ранее, чем через 30 дней после получения новых документов. Это необходимый период, в течение которого обновляются общероссийские базы данных. В противном случае информация аккаунта на Госуслугах может остаться прежней, так как новая не успеет пройти проверку.

Если вы поменяли СНИЛС и выждали месяц после замены паспорта, но не смогли изменить данные в личном кабинете Госуслуг, необходимо обратиться за помощью в ближайший МФЦ.

Изменения в паспортные данные можно внести двумя способами. Во-первых, путем проставления в паспорте дополнительных отметок, в этом случае основные паспортные данные не меняются. Во-вторых, путем замены старого паспорта на новый.

1. Внесение изменений путем проставления отметки
В паспорте ставятся следующие обязательные отметки (п. 5 Положения о паспорте РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828; пп. 49 п. 11 Положения, утв. Указом Президента РФ от 21.12.2016 N 699):

style=”display:inline-block;width:240px;height:400px”
data-ad-client=”ca-pub-4472270966127159″
data-ad-slot=”1061076221″>

1) о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета – территориальными органами МВД России либо уполномоченными должностными лицами многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
2) об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18 лет, – военными комиссариатами и территориальными органами МВД России;
3) о регистрации и расторжении брака – органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории РФ, и территориальными органами МВД России;

4) о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет) – территориальными органами МВД России;
5) о ранее выданных основных документах, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ, – территориальными органами МВД России;
6) о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина РФ за пределами территории РФ, – территориальными органами МВД России или другими уполномоченными органами.
По вашему желанию в паспорт могут внести отметку о вашей группе крови и резус-факторе (это делают учреждения здравоохранения), а также об ИНН (такую отметку ставит налоговый орган).
Другие отметки, например, о пересечении границы другого государства, какие проставлялись, в частности, пограничной службой Украины, в паспорт вносить нельзя. В таком случае он будет считаться недействительным.
Отметки вносятся на определенные для них страницы паспорта (Описание бланка паспорта гражданина РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). Однако, если отметка ошибочно проставлена на другую страницу или обложку паспорта, это к недействительности паспорта не приводит, что подтверждается судебной практикой (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 04.03.2011 N 71-Г11-14).
Для внесения изменений в паспорт путем проставления отметки необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Обратитесь в компетентный орган для проставления отметки в паспорте.
Какие документы нужно представить, зависит от вида отметки. Для проставления отметки могут потребоваться документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства, документы воинского учета (военный билет), свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельства о рождении детей в возрасте до 14 лет (п. 11 Положения N 828; п. 26 Административного регламента, утв. Приказом ФМС России от 30.11.2012 N 391; п. 2 ч. 1 ст. 35 Закона от 03.07.2016 N 305-ФЗ).
Отметки в паспорт ставят бесплатно.

Шаг 2. Получите паспорт с отметкой.
Проверьте, чтобы отметка о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет) была заверена подписью должностного лица и печатью территориального органа МВД России (п. 5 Положения N 828).

2. Внесение изменений путем замены паспорта
Заменить паспорт нужно, если вы (п. 12 Положения N 828; п. 2.2 Регламента):
– достигли 20-летнего или 45-летнего возраста;
– изменили фамилию, имя, отчество, сведения о дате (число, месяц, год) и (или) месте рождения;
– изменили пол, существенно изменили внешность;
– обнаружили, что в паспорте есть неточные или ошибочные записи.
Для внесения изменений путем замены паспорта необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Шаг 1. Подготовьте документы для замены паспорта.
Перечень необходимых документов (п. 13 Положения N 828):
– заявление. При этом в период до изготовления бланков, печатей и штампов нового образца, но не позднее 31.12.2017 используются бланки, печати и штампы упраздненной ФМС (ч. 2 ст. 35 Закона N 305-ФЗ);
– паспорт, подлежащий замене;
– две личные фотографии размером 35 x 45 мм;
– документы, которые подтверждают основания для замены паспорта (например, свидетельство о заключении брака, выданное органами ЗАГС, свидетельство о рождении).
Кроме того, необходимо будет уплатить госпошлину, размер которой составляет 300 руб. (пп. 17 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Реквизиты для уплаты пошлины можно получить в уполномоченном органе, обслуживающем ваш район.

Шаг 2. Представьте документы и квитанцию об уплате госпошлины.
Документы необходимо подать в течение 30 дней после возникновения основания для замены паспорта. Вы можете представить их непосредственно в территориальный орган МВД России (по месту жительства, месту пребывания или месту обращения) или через МФЦ либо Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (п. п. 10, 14, 15 Положения N 828).

Читайте так же:  Заявление об угоне автомобиля

Примечание. В случае обращения через Единый портал госуслуг паспорт оформляется после вашего личного обращения в территориальный орган МВД России и представления необходимых документов (п. 16 Положения).

Шаг 3. Получите новый паспорт.
Готовый паспорт вы можете получить в соответствующем территориальном органе МВД России либо в МФЦ, если вы обращались через МФЦ (п. 14 Положения).
Срок подготовки паспорта – 10 дней со дня подачи документов по месту жительства и 30 дней – со дня подачи документов не по месту жительства. При подаче документов через МФЦ паспорт оформляется в указанные сроки и не позднее чем в трехдневный срок передается в МФЦ для выдачи его гражданину (п. 16 Положения).
До оформления нового паспорта вам по желанию может быть выдано временное удостоверение личности. Для его оформления потребуется еще одна фотография (п. 17 Положения; п. п. 28, 76 Административного регламента).

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=https%3A%2F%2Fst03.kakprosto.ru%2Ftumb%2F220x170%2Fimages%2Fthematic_ads%2F2019%2F2%2F74201_5c5c515734c915c5c515734ccf

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=https%3A%2F%2Fst03.kakprosto.ru%2Ftumb%2F220x170%2Fimages%2Fthematic_ads%2F2019%2F2%2F74201_5c5c5169137ec5c5c516913829

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=https%3A%2F%2Fst03.kakprosto.ru%2Ftumb%2F220x170%2Fimages%2Fthematic_ads%2F2019%2F2%2F74201_5c5c51966a0275c5c51966a062

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=https%3A%2F%2Fst03.kakprosto.ru%2Ftumb%2F680%2Fimages%2Farticle%2F2014%2F7%2F12%2F1_53cca2ccb25f253cca2ccb2654

Не все персональные данные можно свободно заменить другими. В графы «дата рождения» и «место рождения» вносятся фактические сведения из свидетельства о рождении. Заменить же их возможно лишь в судебном порядке лишь в случае допущения ошибки при регистрации рождения либо выдаче документа о рождении при выписке из родильного дома.

Также по судебному решению производится внесение исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, а далее в паспорт, при наличии ошибок в фамилии, имени и отчестве, когда они не могут быть устранены ЗАГСами.

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=https%3A%2F%2Fst03.kakprosto.ru%2Ftumb%2F220x165%2Fimages%2Fthematic_ads%2F2019%2F2%2F74201_5c5c53337750e5c5c533377549

На основании вашего заявления и уплаченной госпошлины в утвержденном законом размере орган ЗАГС зарегистрирует перемену фамилии, имени и отчества. В заявлении, наряду с другими данными, вы указываете фамилию, имя и отчество, на которые хотите заменить исходные данные, а также причину перемены. После проведения всех установленных мероприятий, в числе которых запрос необходимых в деле о перемене копий записей актов с места регистрации, сотрудниками ЗАГС составляется запись акта о перемене имени и выдается свидетельство. С ним вы обращаетесь в миграционную службу для замены паспорта.

Замена сведений о семейном положении в паспорте производится после заключения либо расторжения брака, которые также регистрируются органами ЗАГС. Регистрация заключения брака производится на основании совместного заявления по обоюдному согласию по истечение месяца после его подачи, если Семейный кодекс РФ не предусмотрел иное. После регистрации сотрудниками отдела проставляется штамп о заключении брака и, соответственно, происходит замена данных о семейном положении. Само расторжение брака может быть произведено как судом, так и органом ЗАГС. Штамп о расторжении брака проставляется органом ЗАГС после составления соответствующей актовой записи.

В том случае, если вы сменили место жительства, вам необходимо обратиться в миграционную службу по старому месту жительства, сняться с регистрации и в миграционной службе по новому месту жительства вновь зарегистрироваться. При этом в числе прочих документов нужно взять с собой документы, которые подтверждают право собственности на жилое помещение. Если же помещение вам не принадлежит, потребуется согласие собственника на регистрацию, после произведения которой сотрудники отдела поставят штамп о регистрации в паспорт.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

Читайте так же:  Как узнать свою очередь на жильё

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы.

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fhr-elearning.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2015%2F10%2Fkadroviy_uchet43

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные proxy?url=http%3A%2F%2Fhr-elearning.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2018%2F08%2FFB_IMG_1509182451357-267x300Ярослава Заруева,
профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
Создатель онлайн-курса «Эффективный HR».
Ведущая профессиональной группы «HRанитель»
Сайт: www.zarueva.ru

Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?

В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:

Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.

В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.

Случаи изменения персональных данных сотрудника:
— смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
— изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
— изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
— сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
— изменение семейного положения;
— изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
— трудовой книжке;
— личной карточке работника (Т2);
— трудовом договоре;
— лицевом счете работника;
— иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

Читайте так же:  Наследование выморочного имущества

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________».

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

— непосредственно самого работника,
— соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

Нет тематического видео для этой статьи.
Видео (кликните для воспроизведения).

Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.

Изображение - Как внести изменения в паспортные данные 909847562412
Автор статьи: Артур Морозов

Добрый день! Меня зовут Артур. Я уже более 9 лет работаю юристом. Являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте, всегда необходима консультация со специалистами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Оценка 4.6 проголосовавших: 17

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here