Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Предлагаем информацию по теме: "акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения". Все вопросы вы можете задать нашему дежурному юристу или в комментариях к статье.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.
Соответствующий приказ может выглядеть так:

ЗАО “Актив”

Приказ

15 марта 2002 года N 43

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения
которых истек,
приказываю:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
– председатель комиссии – юрист А.А. Иванов;
– члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова.
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения
документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО “Актив” Васильев /А.И. Васильев/

Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так:

ЗАО “Актив”

Акт
о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:
– председатель комиссии – юрист А.Л. Иванов;
– члены комиссии – главный бухгалтер О.В. Борисова;
секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной
экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения
которых истек (опись прилагается):
1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).
2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).
3. Кассовая книга за 1996 год.
4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996
год.
5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).
6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2
папки).
7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996
год (1 папка).
8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.
9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).
10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/
Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/
Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты “благословят” уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.
После этого документы можно уничтожить любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.
Акт может выглядеть так:

ЗАО “Актив”

Акт
об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:
– председатель комиссии – юрист Иванов А.А.;
– члены комиссии – главный бухгалтер Борисова О.В.;
секретарь – Петрова М.И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной
актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения
которых истек.
В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как
макулатура ОАО “Вторсырье” согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ
100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./
Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./
Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов.

Пример
Предположим, что ОАО “Вторсырье” заплатило “Активу” за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС – 18 руб.).
Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
118 руб. – оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет “Расчеты по НДС”
18 руб. – начислен НДС к уплате в бюджет.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

Читайте так же:  Какой срок годности у презервативов

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fassistentus.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F11%2Fakt-ob-unichtozhenii-dokumentov

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

    Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.

    Читайте так же:  Обязательная доля в недвижимости супругу — пенсионеру при отсутствии или наличии завещания

    Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.

    В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.

    Данный вид документации обладает самой высокой ценностью, поскольку содержит основную информацию об организации, а также являются объектом культурного и прочего интереса. Эти документы существуют столько, сколько существует организация, и не уничтожаются даже после ее ликвидации.

    К ним относятся:

    • учредительные документы организации;
    • распорядительная документация по предприятию;
    • положения о структурных подразделениях организации;
    • акты приема-передачи при смене руководителей организации, и т.п.

    Данные документы по истечении определенного срока передаются в объединенные архивы муниципальных образований или госархивы. Исключение составляют частные документы негосударственных организаций.

    Среди этих документов выделяются особо ценные документы. Они обладают еще более высоким приоритетом.

    К этой категории относятся дела, хранящиеся 11 лет и более. Эти документы имеют практическое значение в деятельности организации, но обычно не представляют общественной ценности. Это кадровая документация, документы об изготовлении электронной цифровой подписи и другие.
    Эти документы также хранятся в архиве организации и передаются на хранение в ведомственные или муниципальные архивы (об исключении сказано выше).

    Данная категория документов хранится в течение 10 лет и менее. Эти документы используются непосредственно в текущей деятельности организации и не имеют общественного значения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив и могут храниться непосредственно по месту составления, например, в канцелярии или договорном отделе организации.

    Хранение электронных дел осуществляется соответственно тем же срокам, что и хранение бумажных документов той же важности.

    Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

    Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

    • в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;
    • по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.

    Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

    Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства. В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа.

    Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

    Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

    В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

    Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

    После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

    Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

    При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

    1. уничтожение должно быть санкционированным;
    2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
    3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
    4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

    Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

    Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

    Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fzakonius.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F02%2Fakt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya-1

    Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

    Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

    Читайте так же:  Осторожно мошенники на сайте авито. ру!

    Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

    Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

    Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас.

    У документов истек срок хранения. Как их правильно уничтожить

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fi0.wp.com%2Fpravo-v-dele.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2F2016-03-10_095229

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fi0.wp.com%2Fpravo-v-dele.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2F2016-03-10_095229

    В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций. Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30. Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна.

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

    Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

    • закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
    • правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
    • приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
    • приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
    • постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

    Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

    • бумаги можно сжечь;
    • порвать вручную;
    • использовать шредер;
    • сдать в пункт приёма макулатуры.

    [wpsm_titlebox title=”К сведению” style=”3″]
    Варианты : в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.
    [/wpsm_titlebox]

    Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать. Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

    [wpsm_titlebox title=”Предварительные действия” style=”3″]

    • издаётся приказ о создании комиссии;
    • создаётся экспертная комиссия;
    • отбираются документы к уничтожению;
    • составляется акт.

    На основании акта документы можно уничтожать.

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fi0.wp.com%2Fpravo-v-dele.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2F2016-03-10_102333Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК). Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную. В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

    В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

    Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана . В приказе закрепляем:

    С приказом знакомим всех членов комиссии.

    Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

    [wpsm_titlebox title=”Внимание!” style=”3″]
    Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года , в котором планируется уничтожение.
    [/wpsm_titlebox]

    Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

    [wpsm_titlebox title=”Внимание!” style=”3″]
    Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, вот тут можно скачать образец перечня документов со сроками хранения.
    [/wpsm_titlebox]

    После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта.

    Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fi0.wp.com%2Fpravo-v-dele.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2F2016-03-10_095417

    актуальную версию можно скачать здесь .

    В документ методично нужно внести:

    • гриф утверждения;
    • название папки с делом или документа;
    • даты начала и окончания дела;
    • индекс по номенклатуре;
    • количество томов или листов;
    • срок хранения.

    В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

    После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку . В любой момент их можно уничтожать.

    Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме. В приказ нужно внести:

    • его дату и номер;
    • основание (акт о выделении дел к уничтожению);
    • распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
    • способ и время уничтожения.
    Читайте так же:  Как получить землю для многодетной семьи - очередь, условия и порядок предоставления участка

    После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

    Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fi0.wp.com%2Fpravo-v-dele.ru%2Fwp-content%2Fuploads%2F2016%2F03%2F2016-03-10_095105избавления от ненужной макулатуры. Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

    Акт об уничтожении документов, образец которого можно посмотреть здесь , обязательно должен содержать:

    • способ уничтожения;
    • исполнителя;
    • опись уничтоженных документов.

    Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

    Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно. При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

    Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

    Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что:

    • документы точно больше не понадобятся;
    • в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

    [wpsm_titlebox title=”Внимание!” style=”3″]
    Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!
    [/wpsm_titlebox]

    Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры.

    В каком порядке проводится уничтожение документов с истекшими сроками хранения

    Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем.

    Подробнее о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения читайте в статьях:

    Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

    Скачайте документы по теме:

    Списание и уничтожение документов с истекшим сроком хранения, установленного законом, относится к основному элементу работы архива организации. Меры по уничтожению документов с истекшими сроками хранения считается правом, но не обязанностью предприятия. Работы по уничтожению документации, утратившей практическое значение, помогут освободить архивное пространство и использовать его более эффективно.

    Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:

    В организации выбирают наиболее приемлемый способ проведения утилизации. Всю процедуру оформляют соответствующим актом. Экспертизу определения ценности дел проводит специальная комиссия. С учетом действующих правил работы архивов работникам не рекомендуется проводить соответствующую оценку ценности единолично. При таком способе существенно повышается вероятность уничтожения важных дел преждевременно до истечения сроков их хранения.

    Кроме заполнения образца акта на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, работодатель издает соответствующий приказ о создании экспертной комиссии. Архивист, главный бухгалтер, представители юридической, кадровой службы, секретарь, представитель от руководства могут входить в состав экспертов. Некоторые организации создают постоянно действующие комиссии. При значительных объемах работ значительно проще привлекать постоянных экспертов, чем создавать комиссию систематически.

    Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kdelo.ru%2Fimages%2Fart%2Fsroki-hraneniya_2_220517

    Работа экспертной комиссии по уничтожению документов с истекшим сроком хранения

    Экспертная комиссия устанавливает факт по истечению сроков хранения всех оцениваемых документов. После чего составляют акт о выделении документов к уничтожению (образец). Чтобы гарантированно обеспечить сохранность важной информации при проведении экспертной оценки разных типов дел, соответствующие акты на уничтожение документов (образец) целесообразно составлять непосредственно после составления и утверждения всех описей дел, предназначенных для постоянного хранения.

    Важно! Документы с маркировкой грифа секретности рационально включить в отдельный акт.

    Если в деле с истекшим сроком архивного хранения найден документ, подлежащий постоянному хранению, все дело расшивается для изъятия такого экземпляра.

    Нередко в ходе работы экспертной комиссии выявляют несколько экземпляров соответствующих документов, подлежащих постоянному хранению, к примеру, один относится к оригиналу, другие – к копиям (или дубликатам). В этом случае оригинал нужно оставить в архиве для его дальнейшего хранения, а все копии и дубликаты уничтожить.

    Положение об архиве

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kdelo.ru%2Fimages%2Fart%2Farhiv_2_121217

    Экспертная комиссия отбирает к уничтожению и документы со значительными повреждениями, если полное восстановление их содержания невозможно. При таком варианте следует действовать максимально осторожно. При наличии шансов восстановления текста поврежденного документа, его оставляют для дальнейшего хранения и передают на реставрацию. О порядке проведения экспертизы ценности документов читайте в электронном журнале.

    Посмотрев на акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, можно отметить, что полное описание включаемых в него дел отличаются от тех описаний, которые вносят в описи, в которых каждое дело описывают в индивидуальном порядке. В акте просто указывают общее количество соответствующих дел одного вида.

    Допустимо и просто вносить соответствующие наименования с пометками о крайних сроках хранения и их завершения в делопроизводстве. Акт уничтожения документов (образец) подписывает то лицо, которое его составило. Проводится согласование со всеми членами комиссии. После чего документ передают на утверждение руководителю предприятия.

    Читайте так же:  Тонкости сделки дарения квартиры или ее доли близкому родственнику

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kdelo.ru%2Fimages%2FPaywall%2F11_17%2FKD_kuhonniy_kombain_900_180

    Каковы общие требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения или не подлежащих хранению

    После полного завершения работы экспертной комиссии, которая проводила обязательный полистный просмотр каждого архивного дела, начинается непосредственно процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Не допускается использовать выделенные для уничтожения документы для хозяйственных нужд предприятия, к примеру, применения в качестве черновиков.

    О том, как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации читайте в электронном журнале

    Акт об уничтожении кадровых документов

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения proxy?url=https%3A%2F%2Fwww.kdelo.ru%2Fimages%2Fart%2Fsroki-hraneniya_1_220517

    Уничтожение можно производить как в самой компании, то есть на территории организации, так и поручать эту работу специализированным компаниям. Если к уничтожению выделен небольшой объем документов, их рационально переработать с помощью применения обычного уничтожителя для бумаг (шредера). Такие работы проводят непосредственно в офисе организации, что предотвращает несение дополнительных расходов на обеспечение упаковки и последующей транспортировки. О том, как избежать нарушений архивного законодательства читайте в электронном журнале

    Уничтожение документов с истекшим сроком хранения в большом количестве значительно проще передать для утилизации специалистам. Передачу упакованных дел оформляют с помощью приемо-сдаточного акта или накладной. В них необходимо указать дату передачи, общее количество переданных дел и точный вес груза.

    Сотрудники специализированной компании, производившей утилизацию по заказу организации, после проведения всех работ должны выдать заказчику акт по уничтожению документов с истекшим сроком хранения.

    Документ составляют в произвольной форме, в нем указывают:

    1. точную дату проведения фактического уничтожения переданных дел;
    2. состав экспертной комиссии, которая непосредственно занималась утилизацией документов.

    Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность, большинство компаний занимаются уничтожением документов с истекшим сроком хранения на своей территории, не привлекая к этому специализированные компании. При таком способе стоит позаботиться о выборе наиболее доступного и недорого способа переработки.

    Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

    На сегодняшний день к вариантам уничтожения относится сжигание, химическая обработка, шредирование, закапывание. Также документы можно просто порвать вручную. Большинство предприятий не имеют специализированного оборудования и не могут себе позволить проводить химическую обработку, так как эти варианты считаются дорогостоящими и требуют вложения больших финансовых затрат. Все об архиве кадровых документов читайте в электронном журнале

    Недорогими и общедоступными методами уничтожения остается сжигание и закапывание. Но такие способы не являются самыми безопасными. При закапывании создается видимость уничтожения документов с истекшим сроком хранения. На практике конкуренты могут получить доступ к секретным сведениям. Достаточно просто выкопать документы. О том, как организовать обработку персональных данных сотрудников читайте в электронном журнале

    При сжигании могут возникнуть соответствующие проблемы с пожарными службами. Соответственно, выбирая окончательный способ утилизации, стоит учитывать все преимущества и недостатки представленных методов. При уничтожении документов на территории организации следует обязательно составить соответствующий акт. А при передаче бумаг для промышленного уничтожения выбирать те компании, которые проводят все работы самостоятельно, не привлекая дополнительно посредников.

    Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в произвольной форме.

    Как провести уничтожение испорченного при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее

    Если при заполнении трудовой книжки испорчен бланк или вкладыш в нее, необходимо провести уничтожение с составлением соответствующего акта. Порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225.

    При этом стоит учитывать, что конкретный способ уничтожения бланков не определен на законодательном уровне. Организации вправе воспользоваться любыми доступными ей способами уничтожения документов. Например, можно сразу сжечь испорченные бланки при соблюдении требований пожарной безопасности. При наличии специального прибора провести измельчение их в шредере.

    Акт об уничтожении испорченного при оформлении бланка трудовой книжки

    Нет тематического видео для этой статьи.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Важно! К составленному акту об уничтожении испорченного бланка трудовых книжек необходимо приложить подлинные номера. Для этого можно вырезать номера из испорченных бланков перед их непосредственным уничтожением и вклеить в составленный акт. Это будет служить неопровержимым доказательством того, что соответствующие бланки с такими номерами действительно уничтожены.

    Изображение - Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения 909847562412
    Автор статьи: Артур Морозов

    Добрый день! Меня зовут Артур. Я уже более 9 лет работаю юристом. Являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные вопросы. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести в доступном виде всю необходимую информацию. Перед применением описанного на сайте, всегда необходима консультация со специалистами.

    Обо мнеОбратная связь
    Оцените статью:
    Оценка 5 проголосовавших: 8

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here